„Wow“, denke ich oft, wenn ich im Internet sehe, auf was für schlaue, lustige oder anderweitig tolle Ideen Leute so kommen. Weil ich diese Artikel, Videos, Ideen, Onlinedienste, Programme et cetera nur entdecke, weil ich woanders darauf aufmerksam werde, bilde ich mir dann ein, ich sei wahrscheinlich einer der letzten, die davon Wind bekommen. Fälschlicherweise – häufig genug merke ich, dass sehr viele Leute nicht den Hauch einer Ahnung von vielen neuzeitlichen Errungenschaften haben, auf die ich schon lange nicht mehr verzichten möchte. Diese Leute können hier jetzt nachlesen, welche massentauglichen Ideen, Dienste und Hilfsmittel mir im „digitalen Leben“ reichlich Nerven sparen.
Ich ♥ Arbeitsersparnis – Übersicht
Teil 1: Die E-Mail-Flut beherrschen
Teil 2: Unterwegs im Netz
Teil 3: Zusammenarbeit über das Netz
Bonus: Umgang mit wiederkehrenden Aufgaben unter Mac OS X
E-Mail-Flut beherrschen: Das Prinzip „Inbox Zero“
Inbox Zero
Das Prinzip „Inbox Zero“ hilft mir dabei, mich durch die Bearbeitung von E-Mails nicht mehr als nötig von wichtigeren Dingen abhalten zu lassen. Die Grundidee ist, den Posteingang immer leer zu hinterlassen, wenn man sich einmal seinen E-Mails zugewendet hat.
Bei mir sieht das so aus: Ich öffne den Posteingang nur, wenn ich tatsächlich Zeit habe, mich neu eingegangenen E-Mails zu widmen und lasse mich in der Zwischenzeit nicht von eingehenden Nachrichten ablenken. Wenn ich mich meiner E-Mails annehme, dann gehe ich Mail für Mail folgendermaßen vor:
- Wenn sie eine Handlung meinerseits erfordert, die ich aus dem Stegreif leisten kann (oder bei dringenden Angelegenheiten: muss), dann handle ich und lösche die Mail anschließend.
- Wenn sie eine aufwändigere Handlung erfordert, kommt sie in den Ordner „Wiedervorlage“, dem ich mich widme, wenn ich Zeit dafür habe.
- Wenn die Mail einen Sachverhalt betrifft, an dem ich aktuell nicht mitwirken muss, den ich aber auch nicht aus den Augen verlieren möchte („Ihre Bestellung wurde an das Versandunternehmen übergeben.“), dann kommt sie in den Ordner „Warteschleife“ und wird gelöscht, sobald die Sache sich erledigt hat.
- Wenn die Nachricht aus irgendeinem Grund später wichtig sein könnte, sortiere ich sie vorsichtshalber in den Ordner „Archiv“.
- Alles andere wird gelöscht. Gerade dieser Punkt sorgt brutal für Ordnung, schließlich betrifft er alles, was keine eigene Handlung (Punkte 1 und 2) erfordert, alles, was zunächst nicht weiter beobachtet werden muss (Punkt 3), und alles, was nicht aufbewahrt werden muss (Punkt 4).
Das ist es. Die Verinnerlichung dieser Vorgehensweise sowie die drei Ordner „Wiedervorlage“, „Warteschleife“ und „Archiv“ sind alles, was ich brauche, um meinem E-Mail-Aufkommen nervenschonend gerecht zu werden. Eine etwas ausführlichere deutsche Beschreibung dieses Konzepts liefert Ivan Blatter, idealerweise lässt man sich das Prinzip aber von seinem Erfinder Merlin Mann persönlich erklären (Video, 1h, englisch).
IMAP
Ebenfalls praktisch ist, auf sein E-Mail-Konto via IMAP zuzugreifen. So bearbeitet man immer denselben Datenbestand – egal, ob man sich am eigenen Computer befindet oder ob man sich der Mailbearbeitung unterwegs per Handy oder gar per Browser über einen fremden Computer annimmt.
Unterwegs im Netz
Nur vier Programme beziehungsweise Funktionen sorgen auf meinem Rechner dafür, dass ich beim Navigieren durch das Internet erheblich Zeit und Nerven sparen kann. Aufgepasst: In diesem Abschnitt geht es nicht um die gezielte Informationsbeschaffung, sondern darum, den Überblick zu behalten und das Browsen möglichst angenehm zu gestalten (sachdienliche Hinweise auf gedankenlesende Informationsangeln etc. bitte per E-Mail an mich).
Feedreader
Wenn Sie von den Hinweisen aus diesem Abschnitt nur einen einzigen beherzigen wollen, dann entscheiden Sie sich bitte für diesen hier: Am allerwichtigsten ist für mich der Einsatz eines Feedreaders. Der ist seit Jahren sogar so selbstverständlich, dass ich beinahe vergessen hätte, diese Softwaregattung hier vorzustellen. Die Funktionsweise eines Feedreaders ist einfach (so einfach, dass selbst in der Wikipedia nur wenige Zeilen darauf verwendet werden, sie zu erläutern) und daher schnell erklärt: Der Feedreader sammelt Informationen aus den RSS- oder Newsfeeds vieler verschiedener Websites und stellt diese übersichtlich dar, ohne dass der Anwender die ganzen Seiten einzeln ansurfen muss. Ich beziehe praktisch alle Informationen über das Geschehen auf der Welt aus dem Netz – ohne Newsreader könnte ich die rund 50 Websites, die ich ständig als Informationslieferanten verfolge, vermutlich nicht so leicht überblicken. Ebenfalls nicht unerwähnt bleiben sollte die Möglichkeit, das Nachrichtengeschehen in bestimmten Themenbereichen per Google-Alert zu überwachen, deren Ergebnisse inzwischen auch per Newsfeed bereitgestellt werden.
Neugierig geworden? Mit den kostenlosen Feedreadern für Windows und Mac OS X von Newsgator habe ich bisher keine schlechten Erfahrungen gemacht.
Mausgesten
Natürlich: Die wichtigste Unterstützung für das Navigieren mit dem Browser liefern Tastenkürzel. Diese vier sind nicht wegzudenken (funktionieren so in Firefox/Safari/Opera unter Mac OS X, unter Windows vermutlich ebenfalls, wenn man Apfel durch Strg ersetzt):
| Vor | Apfel+rechts |
|---|---|
| Zurück | Apfel+links |
| Neues Tab | Apfel+T |
| Tab schließen | Apfel+W |
Was aber tun, wenn die eine Hand die Maus führt und die andere ein Butterbrot, eine Kaffeetasse oder eine Zigarette hält? Ja: Man kann mit der Maus den Menüpunkt Neues Tab auswählen, ein Tab »weg-x-en« oder die Vor- und Zurück-Taste betätigen – das ist aber schon zu viel Arbeitsaufwand, denn: Mit Mausgesten können Sie sich die unnötige Mausbewegung ins Menü, auf die Schaltfläche etc. sparen, indem Sie von dort, wo sich der Mauszeiger gerade befindet, die gewünschte Aktion ausführen: Dazu müssen Sie nicht mehr tun als mit gedrückter rechter Maustaste die der Aktion zugeordnete Geste auszuführen. Wenn man sich nur die Gesten für die vier bereits erwähnten Aktionen merkt, kann man eine Menge Zeit sparen:
| Aktion | Tastenkürzel | Mausgeste (= rechte Maustaste +) |
|---|---|---|
| Vor | Apfel+rechts | Bewegung nach rechts |
| Zurück | Apfel+links | Bewegung nach links |
| Neues Tab | Apfel+T | nach oben und dann wieder runter |
| Tab schließen | Apfel+W | nach unten und dann nach rechts (»L«) |
Der norwegische Browser-Hersteller Opera hat die Mausgesten für Browser erfunden und unterstützt sie serienmäßig. Für den Firefox gibt es Add-ons wie All-in-One Gestures, für Safari-Anwender empfiehlt sich unter OS X das äußerst preiswerte Programm xGestures, das im Hintergrund läuft und Gesten für alle Programme erlaubt, wenn man mag.
Website-spezifischer Browser
Jetzt wird’s etwas spezieller. Bestimmte Websites sind für viele Anwender nicht mehr wegzudenken. Folge: Im Firefox ist immer ein Tab mit dem E-Mail-Konto geöffnet, ein weiteres mit der Twitter-Timeline und so weiter. Mehr Übersicht im Browser und Bequemlichkeit in der Anwendung liefern neuerdings site-specific browsers (eine handliche deutsche Übersetzung dieses Begriffs ist mir leider nicht bekannt) – das sind eigenständige Programme, deren einziger Zweck darin besteht, eine bestimmte Website darzustellen. Der Google-Browser Chrome ermöglicht diese Funktion über den Menüpunkt Create Application Shortcut. Unter Windows steht auch das Mozilla-Tool Prism bereit, das diese Aufgabe übernimmt. Mac-Anwender können sich über Fluid freuen, mit dem sich Einzelsite-Browser erzeugen lassen – ich habe mir mit Fluid und Hahlo beispielsweise einen Twitter-Client für die Menüzeile gebaut, auf den ich nicht mehr verzichten möchte.
Ubiquity
Ubiquity stammt – wie Prism – aus den Mozilla Labs und spart Firefox-Anwendern über Kommandos, die an gesprochene Sprache angelehnt sind, Zeit in Standardsituationen. Über ein Tastenkürzel (auf dem Mac: Alt+Leertaste) öffnet sich das Ubiquity-Befehlsfenster und wartet auf ein Kommando zum Umgang mit der gerade aktiven Website oder dem markierten Text. Ist etwa eine Postanschrift markiert, so genügt der Befehl map, um einen Google-Kartenausschnitt zu dieser Adresse anzuzeigen (wenn man ein Return anhängt, öffnet sich die Google-Karte in einem neuen Fenster). Kleiner Vergleich der benötigten Arbeitsschritte:
| ohne Ubiquity | mit Ubiquity |
|---|---|
| Adresse kopieren | Ubiquity aufrufen (Strg/Alt+Leertaste) |
| Neues Tab öffnen | Tippen: map + Return |
| Google Maps aufrufen | Fertig. |
| Adresse einfügen + Return | |
| Fertig. |
Dieser Screencast zeigt eindrucksvoll, was das noch am Anfang seiner Entwicklung stehende Ubiquity schon jetzt kann.
Zusammenarbeit über das Netz
In Zeiten, in denen man sowieso ständig breitbandig mit dem Internet verbunden ist, wäre es doch schön, wenn man diese Verbindung zu mehr Zwecken benutzen könnte als zur Informationsbeschaffung und zum Schriftwechsel per E-Mail. Man kann:
Datenaustausch
Wenn man mit mehreren Leuten an einem Projekt arbeitet, das den regelmäßigen Austausch von Dateien erfordert, dann sollte man sich Dropbox näher ansehen. Dropbox stellt Online-Speicherplatz bereit (in der „Cloud“ – ein Begriff, den Sie sich merken sollten, wenn Sie ihn noch nicht kennen), der von einer im Hintergrund arbeitenden Software (Mac, Linux, Windows) mit dem Dropbox-Ordner der eigenen Festplatte abgeglichen wird. Die Synchronisierung erfolgt nach jeder Änderung von Dateien im Dropbox-Ordner vollautomatisch und unverzüglich. Für manch einen mag schon das toll klingen. Die wahre Stärke des Dienstes liegt aber darin, Unterordner der lokalen Dropbox mit anderen Anwendern zu teilen. So können mehrere Projektbeteiligte von überall auf der Welt auf denselben Ordner zugreifen und benötigen dafür nicht mehr als eine Internetverbindung. Die Dropbox kann zudem für den Datenaustausch über einen geteilten Ordner genutzt werden, indem man sie wie ein Postfach benutzt: Der eine zieht die Datei rein, der andere zieht sie wieder raus – so ist der Austausch – vor allem: größerer Dateien – noch einfacher als per E-Mail.
Noch so ein Cloud-Ding
Google Docs ermöglicht es, über das Netz gemeinsam an Texten, Tabellen und Präsentationen zu arbeiten, von einem beliebigen Rechner aus – solange dieser über eine Internetverbindung und einen modernen Browser verfügt. Klingt einfach, ist es auch. Und super.
Fernwartung
Häufig kann man sich den Bitten aus Freundes- und Verwandtenkreis nicht entziehen, doch „mal eben“ telefonisch zu erklären, wie man diese oder jene Kleinigkeit am Computer bewerkstelligen kann. Weil sich solche Telefongespräche allein wegen Kommunikationsschwierigkeiten zwischen den Beteiligten anstrengender darstellen als nötig, habe ich nach und nach bei allen üblichen Verdächtigen, die mich zu ihrer 24-Stunden-Hotline erwählt haben, das für Privatanwender kostenlose Fernwartungsprogramm TeamViewer installiert (für Mac und Windows erhältlich). So muss der Ratsuchende nur eine einigermaßen zügige Internetverbindung haben und in der Lage sein, den TeamViewer aufzurufen, bevor ich von meinem Rechner aus – plattformübergreifend – direkt die erforderlichen Einstellungen oder Diagnosen vornehmen kann.
Demonstrationen
Wenn man bestimmte Vorgänge am Computer häufiger wortgleich vor kleinem Publikum vorführen muss, kann man sie auch gleich als Screencast konservieren. So können Interessenten sich die Erläuterungen nicht nur zu einem Zeitpunkt ihrer Wahl, sondern auch beliebig oft angucken, ohne dass der Vortragende mehrfach ran muss. Screencasting ist inzwischen eine Wissenschaft für sich, für den Einstieg erscheint mir Jing (kostenlos für Mac & Windows) geeignet.
Grafische Arbeiten
Skitch (zurzeit nur für Mac verfügbar) ist eines sicher nicht: eine seriöse Grafikanwendung. Das will die Software auch nicht sein. Trotzdem ist das Programm nicht nur für Einzelanwender praktisch, die ein Bild rasend schnell mit Anmerkungen oder Erläuterungen versehen wollen (nebenstehend: ein Beispiel aus meiner Skitch-History). Die Softwareschmiede tap tap tap erläutert, wie einfach man sich mit Skitch über das Netz verständigen kann, um gemeinsam eine grafische Arbeit voranzubringen.
Wiederkehrende Aufgaben (Mac OS X)
Zum Schluss noch ein paar hingeworfene Stichworte, mit welchen Bausteinen sich am Mac regelmäßig wiederkehrende Aufgaben automatisieren lassen:
- Automator (in OS X ab 10.4): einfachste Abwicklung individueller Arbeitsabläufe
- iCal: Zeitschaltuhr zum Ausführen von Automator-Programmen (Beispiel: Webserver-Backup mit iCal und Transmit)
- CronniX (Freeware): Für Leute, die Skripte oder Automator-Programme steuern lassen wollen, aber iCal nicht benutzen. Das Programm (Download) hat leider eine leicht betaeske Anmutung und wird offenbar auch nicht weiter gepflegt.
- AppFresh (derzeit im kostenlosen Beta-Stadium): Prüft die Verfügbarkeit von Updates zu installierten Programmen – das machen schließlich nicht alle Programme automatisch. Die Software unterscheidet leider nicht zwischen kostenlosen und zu bezahlenden Updates und hat noch ein, zwei weitere Macken, die mir gerade nicht einfallen, kann aber trotzdem hilfreich sein, da sie Updates im Idealfall auf Knopfdruck herunterlädt und installiert.
